Wie die aczepta-Gruppe ihre Pflege-IT auf Open Source umgestellt hat

Die aczepta Sozialbetriebe GmbH betreibt Einrichtungen der Altenpflege und Sozialpsychiatrie an fünf Standorten in Baden-Württemberg, rund 400 Mitarbeitende versorgen dort Bewohnerinnen und Bewohner ambulant und stationär. Wie in den meisten Einrichtungen läuft im Hintergrund eine IT-Infrastruktur, ohne die wenig geht: Dienstplanung, E-Mail-Kommunikation, Dokumentation, Datensicherung. 2025 hat die Gruppe diese Infrastruktur grundlegend umgebaut – weg von lizenzpflichtigen Produkten großer Hersteller, hin zu Open-Source-Software auf eigenen Servern. Ein Erfahrungsbericht.

Ausgangslage: Ein vertrautes Problem

Die IT-Landschaft bei aczepta war über Jahre gewachsen und sah aus wie in vielen Sozialunternehmen: Virtualisierte Server, ein kommerzielles E-Mail-System, lizenzpflichtige Software für Datensicherung, Firewall und Spam-Filter. Die jährlichen Lizenzkosten lagen bei rund 45.000 Euro – mit steigender Tendenz. Konkret spürbar wurde das, als der Hersteller der eingesetzten Virtualisierungssoftware nach einer Konzernübernahme sein Preismodell umstellte und die Kosten deutlich anzog.

Für die Geschäftsführung war das der Anlass, grundsätzlicher zu fragen: Wie abhängig ist die Einrichtung eigentlich von den Preis- und Produktentscheidungen einzelner Hersteller? Und was passiert, wenn sich diese Bedingungen erneut ändern?

Diese Frage stellt sich inzwischen nicht mehr nur bei den Kosten. Sanktionen und handelspolitische Entscheidungen der USA können kurzfristig auf europäische Kunden durchschlagen. Wie weit das reichen kann, zeigte sich 2025 am Beispiel des Internationalen Strafgerichtshofs: Nachdem die USA Sanktionen gegen dessen Chefankläger verhängt hatten, sperrte Microsoft sein E-Mail-Konto – zugleich wurden seine Bankkonten und Kreditkarten blockiert. Für eine Pflegeeinrichtung, deren Betrieb rund um die Uhr läuft, ist die Vorstellung, dass zentrale Systeme von außen deaktiviert werden könnten, keine akzeptable Grundlage.

Die Entscheidung: Open Source auf eigenen Servern

aczepta entschied sich, die lizenzpflichtigen Produkte durch Open-Source-Software zu ersetzen. Solche Programme sind frei von Lizenzgebühren, werden von weltweiten Entwickler-Gemeinschaften gepflegt und laufen auf eigener Hardware – niemand kann sie aus der Ferne abschalten oder die Nutzungsbedingungen einseitig ändern. Weil sie auf offenen Standards aufbauen, ist die Einrichtung auch beim Betrieb nicht festgelegt: Die Systeme können intern oder von wechselnden Dienstleistern betreut werden.

Drei Ziele standen über dem Projekt: die laufenden Kosten deutlich senken, unabhängiger von einzelnen Herstellern werden und sensible Pflege- und Personaldaten in der eigenen Infrastruktur behalten. Eine Bedingung war nicht verhandelbar: Der laufende Pflegebetrieb durfte zu keinem Zeitpunkt beeinträchtigt werden.

Der Ablauf: Erst verstehen, dann umstellen

Am Anfang stand keine Software-Entscheidung, sondern eine Bestandsaufnahme: Welche Systeme sind im Einsatz, welche Lizenzen und Verträge laufen, welche Arbeitsabläufe hängen an welchem System? Erst auf dieser Grundlage wurde entschieden, was ersetzt wird – und was nicht. Bewährte Komponenten blieben in Betrieb und wurden in die neue Umgebung eingebunden. Begleitet wurde das Projekt von einem auf das Sozialwesen spezialisierten IT-Dienstleister (CompliCare).

Die Umstellung selbst erfolgte schrittweise über mehrere Monate. Jedes neue System wurde zunächst parallel zum Altsystem aufgebaut, mit realen Daten getestet und erst nach erfolgreicher Prüfung produktiv geschaltet. Kein Wechsel fiel in eine kritische Betriebsphase, jeder Schritt wurde angekündigt. So blieb die IT während der gesamten Umstellung durchgehend verfügbar – Ausfallzeiten gab es nicht.

Für die Mitarbeitenden änderte sich im Alltag wenig: E-Mail, Kalender und gemeinsame Dateien funktionieren wie zuvor, nur auf einer anderen technischen Grundlage. Das war bewusst so geplant – eine Umstellung, die das Personal mit neuen Oberflächen und Abläufen überfordert, wäre im Pflegealltag nicht vermittelbar gewesen.

Die neue Architektur im Überblick

Herzstück der neuen Infrastruktur ist Proxmox VE als Virtualisierungsplattform. Der Windows-Terminalserver für die branchenspezifische Software läuft dort als virtuelle Maschine weiter, ergänzt um Nextcloud, den Mail-Server (Postfix/Dovecot mit vorgeschaltetem Spamschutz und Mail-Archivierung) sowie eine zentrale OpenLDAP-Authentifizierung als weitere VMs bzw. Container.

Den Übergang zwischen den Notebooks der Mitarbeitenden und dieser internen Infrastruktur sichert eine Firewall als Perimeterschutz ab. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über ein VPN hinter dieser Firewall: Jedes Notebook baut zunächst die VPN-Verbindung auf, bevor es sich über OpenLDAP authentifiziert – erst danach ist der Weg zu Cloud, Mail und Pflegesoftware frei. Direkte Verbindungen an der Firewall vorbei gibt es nicht mehr.

Das Ergebnis

Nach Abschluss der Umstellung sinken die jährlichen Lizenzkosten von rund 45.000 Euro auf 8.000 Euro. Die verbleibenden Kosten entfallen im Wesentlichen auf weiterhin genutzte kommerzielle Komponenten. Rund 37.000 Euro pro Jahr fließen damit nicht mehr in Lizenzen – Geld, das nun für die Pflege selbst zur Verfügung steht.

Daneben hat sich die Ausgangsposition der Einrichtung verändert: Die Daten liegen auf eigenen Servern, der Betrieb ist nicht mehr an einzelne Hersteller gebunden, und die offenen Standards erleichtern künftige Vorhaben – etwa die Anbindung neuer Fachsoftware oder digitale Kommunikationswege mit Angehörigen.

Ausblick: Linux auf den Arbeitsplätzen

Die Umstellung ist mit der Server-Infrastruktur nicht abgeschlossen. Als nächster Schritt werden die Windows-10-Arbeitsplätze durch Linux abgelöst. Der Hintergrund: Mit dem Support-Ende von Windows 10 müssten mehrere Dutzend Rechner ersetzt werden, weil sie die Hardware-Anforderungen von Windows 11 nicht erfüllen – obwohl die Geräte technisch einwandfrei funktionieren.

Mit Linux können diese Rechner noch Jahre weitergenutzt werden. Das vermeidet Elektroschrott, schont damit die Umwelt und senkt die Kosten nochmals in erheblichem Umfang: Weder fallen Anschaffungskosten für neue Hardware an, noch Lizenzkosten für das Betriebssystem.

Was andere Einrichtungen aus dem Projekt mitnehmen können

Aus Sicht von aczepta lassen sich einige Erfahrungen verallgemeinern:

• Erst analysieren, dann entscheiden: Nicht jedes System muss ersetzt werden; eine ehrliche Bestandsaufnahme zeigt, wo Einsparungen realistisch sind und wo ein Wechsel keinen Mehrwert bringt.
• Schrittweise vorgehen: Parallelbetrieb und Tests vor jeder Umschaltung kosten Zeit, verhindern aber Ausfälle – im Pflegebetrieb das entscheidende Kriterium.
• Die Mitarbeitenden im Blick behalten: Je weniger sich an den gewohnten Arbeitsabläufen ändert, desto reibungsloser läuft die Umstellung.
• Know-how einplanen: Open Source ist lizenzkostenfrei, aber nicht aufwandsfrei: Einrichtung, Migration und Betrieb erfordern Erfahrung – ob im eigenen Haus oder über einen Dienstleister.

Eine Umstellung dieser Größenordnung ist kein Selbstläufer, aber auch kein Sprung ins Ungewisse: Sie ist planbar, in Etappen umsetzbar und im laufenden Betrieb möglich. Für aczepta hat sich der Aufwand gelohnt – finanziell wie strategisch.

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